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Offre d'emploi - Secrétaire-réceptionniste

TITRE DE L'EMPLOI                                                 SECRÉTAIRE – RÉCEPTIONNISTE

Lieu de l’emploi                      Siège social de Tir à l’arc Québec– Stade olympique, Montréal                  

Conditions d’emploi              Permanent - Temps plein – 32.5hr/ semaine

Rémunération                        Selon la convention collective en vigueur 28 119$ - 30 437$  (expérience reconnue)            

Avantages                                Avantages sociaux (assurances collectives, etc),

Horaire estival et deux semaines de vacances dans la période des fêtes ;

Cafétéria sur place ; gym et piscine avec prix préférentiel ;                                                                               

À PROPOS DE TIR À L’ARC QUEBEC

Tir à l’arc Québec est le chef de file du développement du tir à l’arc au Québec et est un organisme voué à la promotion et au développement du sport de tir à l’arc à travers une cinquantaine de clubs repartis dans les 19 régions du Québec. 

SOMMAIRE DU POSTE

Sous la responsabilité de la directrice technique, le secrétaire réceptionniste sera responsable de soutenir le personnel dans la réalisation des mandats de la Fédération. Vous contribuerez au bon fonctionnement des affaires corporatives, du conseil d'administration et de l'assemblée générale annuelle de la Fédération. Dans le respect des normes, vous accomplirez diverses tâches en matière de services aux membres, secrétariat, soutien à l’organisation d’événements et de communication. Les tâches sont appelées à évoluer selon les besoins internes de l’organisation.

RESPONSABILITÉS GÉNÉRALES ET SPÉCIFIQUES 

    Services aux membres et communication

o   Gestion de  la base de données des membres, suivi des paiements, facturation, assurances, communication avec les membres (régions , clubs et individus)

o   Répondre aux demandes d’information concernant les activités de l’organisme et assurer le suivi des appels téléphoniques;

o   Faire la mise à jour du site web et de la mise en ligne d’informations sur les médias sociaux (Facebook, Twitter).

o   Production du matériel promotionnel des différents événements de Tir à l’arc Québec

o   Tenir le calendrier d’activités et des compétitions de l’organisme, faire le suivi et la mise en ligne (internet, bulletins, médias sociaux)

    Secrétariat

o   Préparer, rédiger, réaliser la mise en page et la correction des lettres et rapports.

o   S'occuper de la correspondance et du courrier.

o   Mettre en place et tenir à jour des systèmes de classement et d’archivage de l’information informatisés ainsi que l’ensemble de la gestion documentaire.

o   Assister la directrice technique dans la préparation des réunions, préparer les ordres du jour et les procès-verbaux pour les comités.

o   Maintenir à jour l'annuaire des membres et la gestion des bases de données et faire la mise à jour du bottin en ligne.

o   Assurer la publication et le suivi du calendrier des activités de l’organisme.

o   Aider à l’organisation d’événements tels que l’AGA, galas,  réunions, logistique lors des championnats, etc.

    Gestion administratives

o   Assurer le suivi des rapports à produire pour les demandes de subventions.

o   Tout autre mandat connexe demandé par son supérieur ou nécessité par ses fonctions. 

EXIGENCES REQUISES ET FORMATIONS

Qualifications

·       Être titulaire d’un diplôme collégial et/ou d’expériences jugés pertinentes.

·       Minimum de 3-5 ans d’expérience en secrétariat.

·       Maîtrise de la suite Office et de l’environnement Windows ainsi que les médias sociaux, dont Facebook et Twitter.

·       Habileté à organiser et réaliser la gestion documentaire et archivage.

·       Excellente maîtrise du français et un niveau d’anglais fonctionnel

·       Excellente grammaire française ainsi qu’une très bonne habileté rédactionnelle.

·       Expérience dans l’édition et la mise à jour de sites internet et  dans l’organisation d’événements ainsi qu’un intérêt pour le monde du sport. (atout)

·       Très sporadiquement, vous serez appelé à assister à des réunions hors des horaires habituelles.

Qualités personnelles

·       Autonome et responsable et rigoureuse

·       Être capable de faire preuve d’initiative et de gestion des priorités

·       Être capable de faire preuve de diplomatie et discrétion dans les situations délicates

·       Bon esprit d’équipe

Rémunération et avantages sociaux

Selon l’expérience pertinente à la fonction et les qualifications.

·       Rentré en poste le 18 septembre 2017

Faire parvenir votre curriculum vitae par courriel uniquement au plus tard 8 septembre 2017 à l’attention Gabriela Cosovan, directrice technique : dotation@tiralarcquebec.com  

Veuillez noter que nous communiquerons uniquement avec les candidats qui seront retenus pour les entrevues de sélection.

L’usage du masculin désigne autant les hommes que les femmes et vise uniquement à alléger le texte.

Toute offre d’emploi est sujette à une vérification des antécédents judiciaires.

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